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1. OBJETO. El presente manual tiene el propósito de definir los lineamientos para la implementación, monitoreo, sostenimiento y mejora continua del Programa de Protección de Datos Personales de Shepha Realty.
2. LEGISLACIÓN APLICABLE. Este manual fue elaborado teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
3. ALCANCE. Servicios y soluciones IP SAS, identificada con NIT 900.345.534-7, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá en la dirección Diag. 77B # 119A 73 Poblado Sevilla, en adelante denominada como “S&S IP SAS”, en el rol de responsable o encargada del tratamiento de los datos personales, está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos de sus empleados, los clientes, los proveedores y los terceros. Por lo tanto, en el presente documento se articulan los procedimientos y actividades que involucran el tratamiento de los datos personales, los cuales están alineados con las normas y directrices que lo regulan.
4. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN. “S&S IP SAS” se esfuerza en proteger a sus usuarios como a nosotros mismos del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos.
La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura. Como resultado de ello, al mismo tiempo que tratamos de proteger su información personal, no podemos asegurar o garantizar la seguridad de cualquier información que usted transmita a “S&S IP SAS”, por lo que usted lo hace bajo su riesgo.
En particular:
• Encriptamos algunos de nuestros servicios web usando el protocolo de seguridad SSL (Secure Sockets Layer), tecnología para proteger cualquier información confidencial, que se transfiera entre usuarios y sitios web, o entre dos sistemas.
• Poseemos ciertos controles sobre nuestros sistemas de información que nos permite mantener una mejor calidad de su información.
• Revisamos nuestras prácticas de recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas nuestras medidas de seguridad físicas, para protegernos frente al acceso no autorizado a los sistemas.
• Restringimos el acceso a la información personal que poseemos de nuestros clientes y/o usuarios, a los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información para procesarla por nosotros, y que estén sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.
5. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES. Dichos datos permanecen almacenados en servidores externos que están siendo custodiados de manera permanente mediante el empleo de óptimas herramientas de seguridad de la información, razonablemente aceptadas en la industria y procedimientos de control de acceso, entre otros, con el fin de evitar el acceso no autorizado.
6. DISPOSICIONES GENERALES PARA LA OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN. Toda captura, recolección, uso y almacenamiento de datos personales que realice “S&S IP SAS” en el desarrollo de sus actividades, y de aquellas finalidades dispuestas en la Política de Protección de Datos Personales, requiere de los titulares un consentimiento libre, previo, expreso, inequívoco e informado.
Al efecto, “S&S IP SAS” ha puesto a disposición de los titulares la autorización para el tratamiento de sus datos personales en los diversos escenarios en los cuales realiza la captura del dato, tanto de manera física como digital, a través de coberturas en modelos de autorizaciones o avisos de privacidad en donde se informa al titular sobre la captura de sus datos personales, el tratamiento al cual serán sometidos incluyendo las finalidades, sus derechos, los canales de ejercicio de sus derechos y la información relacionada sobre la Política de Protección de Datos Personales.
En todos los casos la obtención de la autorización se realizará bajo las diferentes modalidades que establece la ley, teniendo en cuenta la naturaleza de cada uno de los canales de captura de la información, y el modo en que la misma es obtenida, es decir, si es a través de un canal escrito, uno verbal o mediante una conducta inequívoca.
Es importante tener en consideración que en todos los casos la “S&S IP SAS” debe custodiar las autorizaciones obtenidas para el tratamiento de los datos personales, dado que ésta hace parte de las pruebas exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Así las cosas, se deberán guardar los formatos físicos en donde existan autorizaciones, el registro de llamadas o de los formularios web en los cuales se da trazabilidad sobre la aceptación del tratamiento. La retención documental de las autorizaciones estará alineada con las Tablas de Retención Documental de S&S IP SAS de acuerdo con el tipo de documento que las contiene o a las cuales están asociadas.
6.1 Contenido de los avisos de privacidad. De acuerdo con las disposiciones normativas, los avisos de privacidad mediante los cuales se obtiene la autorización de los titulares deben tener los siguientes elementos:
a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento
b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c) Los derechos que le asisten al titular.
d) Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información. e) En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información
6.2 Autorización en Formatos. Los modelos de autorización de tratamiento de datos personales pueden ser tramitados a través de formatos web o documentos físicos.
6.2.1 Autorización en Formatos Web. Las áreas que, en el ejercicio de sus funciones, o debido a que lleven a cabo iniciativas que impliquen la recolección de datos personales a través de formularios web, deberán tener en cuenta los siguientes aspectos necesarios para su captura:
a) Solicitar sólo aquellos datos personales necesarios conforme con la finalidad del tratamiento.
b) Relacionar en el formato, un aviso de privacidad que incorpore la autorización del tratamiento por parte del titular.
c) El envío de la información a través del formulario, deberá estar condicionado a la previa aceptación de la autorización de tratamiento del dato.
d) Validar que en el aviso de privacidad se encuentren todas las finalidades de tratamiento asociadas a la captura de los datos personales.
e) Validar que la plataforma que soporta el formulario web tenga la capacidad técnica, operativa y de seguridad para almacenar las autorizaciones, y poder tener la trazabilidad en ellas. Preferiblemente se deberá incluir fecha en la que se obtuvo la autorización.
6.2.2 Autorización en formatos físicos. Las áreas que lleven a cabo iniciativas que impliquen la recolección de datos personales a través de formularios físicos, deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:
a) Solicitar sólo aquellos datos personales necesarios conforme con la finalidad de la captura.
b) Relacionar en el formato, un aviso de privacidad que incorpore la autorización del tratamiento de los datos.
c) Para que “S&S IP SAS” pueda realizar el tratamiento de los datos capturados en el formulario, el titular debe dar la autorización. En el evento en que el titular no haya autorizado, deberá ser analizado de manera independiente.
d) Validar que en el aviso de privacidad se encuentren todas las finalidades de tratamiento asociadas a la captura de los datos solicitados. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
e) Garantizar la custodia de los formularios con sus respectivas autorizaciones.
6.3 Autorización en la toma de imagen (video y fotografías)
6.3.1 Autorización para eventos. Con el propósito de cumplir con las disposiciones legales para el tratamiento de datos privados como la imagen, “S&S IP SAS” dispondrá de avisos de privacidad en la entrada de los auditorios o lugares destinados para dichas actividades.
Sin perjuicio de ello, el área promotora del evento deberá velar por el adecuado cumplimiento de las directrices establecidas sobre protección de datos personales, por lo cual, al inicio de cada presentación se deberá incorporar una diapositiva informativa sobre la captura de la imagen y las finalidades de tratamiento.
6.3.2 Autorización para actividades particulares. Dentro de las actividades que realiza “S&S IP SAS”, están aquellas en las cuales participan terceros de quienes se puede capturar la imagen por video o fotografía. El área a cargo del tratamiento de los datos gestionará la autorización del titular para el uso de su imagen, garantizando su custodia.
Es importante mencionar que la imagen de los empleados no requieren de una autorización adicional, ya que “S&S IP SAS” cuenta con la cobertura en los contratos, respectivamente.
Por último, en cada caso se deberá realizar el análisis sobre la imagen que custodiará “S&S IP SAS”, dado que, si la misma tiene implicaciones sobre derechos de autor, se deberá contar adicionalmente con el consentimiento del autor para hacer uso de ella.
6.4 Custodia de la autorización. Cada área de “S&S IP SAS” que realice un tratamiento activo de datos personales debe garantizar la custodia y almacenamiento de la autorización para el tratamiento de los datos. Así mismo, se deberán poner a disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio en el evento en que ésta lo requiera.
7. RECEPCIÓN DE SU INFORMACIÓN / USO DE SU INFORMACIÓN.
7.1. La información privada de los usuarios y/o clientes en principio está destinada a la prestación del servicio para el cual éste se vinculó.
7.2. Cuando envía una solicitud de asistencia y/o reclamo es posible que le pidamos información personal.
7.3. Puede que le pidamos información personal en otros momentos, usted es libre de proporcionarla o no.
7.4. Podemos recibir en forma automática y registrar la información en registros de nuestro servidor desde su navegador, incluyendo su dirección IP, su nombre de equipo, el tipo y la versión de su navegador web, direcciones de referencia entre otros. También podemos grabar las visitas que usted haga a cualquiera de los sitios web o aplicaciones a los cuales usted ingrese que sean de propiedad de “S&S IP SAS”.
7.5. En general, no vamos a revelar su información personal a terceras partes no afiliadas sin su consentimiento expreso.
7.6. Puede haber circunstancias en las que es posible que tengamos que revelar información personal sobre un usuario y/o cliente. Estas razones son: El empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como el cumplimiento de pedidos, proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico y correspondencia, procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, procesamiento de conversiones de moneda, contratación de servidores ubicados dentro o fuera del País (Colombia), u otras funciones necesarias para nuestro negocio.
7.7. Las obligaciones incluidas en estas prácticas sobre el cuidado o manejo que “S&S IP SAS” le debe dar a la información personal de sus clientes y/o usuarios no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
7.8. La Información proporcionada por Los clientes y/o Usuarios, podrá ser usada por “S&S IP SAS” de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de: : (i) Proveer servicios y productos requeridos; (ii) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el cliente; (iii) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes; (iv) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios; (v) Evaluar la calidad del servicio, (vi) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo, (vii) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario. (viii) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación.
7.9. En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador como parte del establecimiento de comercio;
8. CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS.
En cualquier momento los clientes y/o usuarios podrán solicitarle a “S&S IP SAS” como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito el cliente y/o usuario y quiera permanecer en él, de lo contrario, se desvinculará y/o inactivara totalmente del mismo.
Si el usuario y/o cliente desea ejercer sus derechos y por tanto actualizar, rectificar suprimir entre otros deberá enviar un correo electrónico a comunicacion@serviciosysolucionesip.com
9. DERECHOS DE LOS CLIENTES Y/O USUARIOS (1581 DE 2012, ARTÍCULO 8).
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
10. ATENCIÓN AL CLIENTE.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del usuario o cliente, podrá comunicarse con “S&S IP SAS” al correo electrónico comunicacion@serviciosysolucionesip.com o llamar a la línea telefónica 3812878 extensión 201 de la ciudad de Bogotá,
Una vez el Usuario y/o cliente presente una solicitud de las mencionadas anteriormente, S&S IP SAS tendrá hasta quince (15) días hábiles para dar respuesta. En todo caso “S&S IP SAS” podrá sujetarse a los términos establecidos en la ley.
11. VIGENCIA.
El cliente y/o Usuario acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que S&S IP SAS Ejerza las actividades propias de su objeto social.